E-doręczenia – o co chodzi? Część 6 – Druk 899, czyli doręczenia przez portal informacyjny

E-doręczenia – o co chodzi? Część 6 – Druk 899, czyli doręczenia przez portal informacyjny

I tak jak się spodziewałem, nie skończymy prowadzonego tutaj cyklu na dotychczasowych pięciu odcinkach. Terminy są zmieniane, pojawiają się nowe pomysły – w tym doręczenia przez Portal. O nich dzisiaj.

Jeśli nie widziałeś poprzednich części, to tylko dla przypomnienia – powstało już pięć odcinków i jeden spin-off 😉 Odcinki robi Grzegorz Lemka z poczta prawnicza. Tekst bez kursywy jest jego.

W pierwszych dniach lipca miały wejść w życie dwie ustawy, które dotyczą elektronicznego doręczania pism: ustawa o doręczeniach elektronicznych [Dz.U 2020.2320] oraz ustawa/ druk 899. Chociaż w ostatniej chwili przesunięto datę wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych, to ustawa druk 899 wejdzie w życie 3 lipca 2021.  Warto zatem przyjrzeć się, jakie będą praktyczne następstwa wynikające z ustawy druk 899.

Jednak najpierw krótko o doręczeniach elektronicznych.

W postępowaniach przed organami, wymiana korespondencji jest zasadniczo prowadzona przy pomocy listów poleconych lub listów ZPO. Nadawcy listów wybierają ten rodzaj listów, aby uzyskać dowód nadania oraz potwierdzenie odbioru pisma przez adresata.

Środowiska prawnicze od dawna postulowały uruchomienie doręczeń elektronicznych, które mogły być alternatywą dla listów poleconych lub listów ZPO. Niestety zwykła poczta mailowa nie obsługuje korespondencji w taki sposób, aby doręczenie przesyłki mogło być potwierdzane w sposób niepodważalny.

Dopiero wprowadzenie przez rozporządzenie EIDAS instytucji „rejestrowanego doręczenia elektronicznego [RDE]” sprawiło, że został opisany taki sposób elektronicznego doręczanie pism, który pozwala na wystawienie niepodważalnych dowodów potwierdzających okoliczności doręczenia przesyłki. Można zatem powiedzieć, że rejestrowane dręczenia elektroniczne [RDE] to nic innego niż elektroniczny odpowiednik listu poleconego lub listu ZPO.

Obowiązujące od 2016 rozporządzenie EIDAS wprowadziło, w art. 3 pkt 36 oraz art. 43 i nast. definicję usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego [RDE], wprowadzającą następujące cechy konstytutywne usługi RDE :

·        podmiot obsługujący doręczenie wystawia dowody doręczenia

·        wystawiany jest również dowód potwierdzający, że w trakcie przekazywania przesyłki pomiędzy nadawcą a adresatem w jej treści nie zostały wprowadzone jakiekolwiek zmiany

·        podmiot obsługujący doręczenie nie jest ani nadawcą przesyłki, ani jej adresatem

·        podmiot obsługujący doręczenie prowadzi rejestr przesyłek, w którym zapisywane są dane dot. przesyłek

Należy dodać, że instytucja rejestrowanego doręczenia elektronicznego, zdefiniowana w art. 3 pkt 36 została doprecyzowana poprzez wydanie grupy norm technicznych, które szczegółowo opisują sposób obsługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. 

Ustawa / druk 899

Ustawa/druk 899 została opublikowana w Dz.U. jako pozycja 2021.1090, z datą wejścia w życie od 3 lipca 2021. Ustawa nie zawiera przepisów samoistnych, a jedynie przepisy wprowadzające zmiany i uzupełnienia w 9. innych ustawach.

Jedną ze zmienianych i uzupełnianych ustaw jest tzw. ustawa covidowa, w której między innymi dodano grupę przepisów wprowadzających zmiany w organizacji pracy sądów i trybunałów w okresie pandemii. Wśród tych przepisów dodano przepis art. 15zzs9, który umożliwia przekazywanie pism sądowych poprzez umieszczenie tych pism na portalu informacyjnym sądów.

W związku z tym przepisem należy pamiętać, że:

·        doręczenia przez portal informacyjny stają się podstawowym sposobem doręczenia pism sądowych pełnomocnikom,

·        odstąpienie od doręczenia przez portal informacyjny następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego podejmowanego w sytuacji, gdy doręczenie jest niemożliwe ze względu na charakter pisma

·        doręczenia poprzez portal sądowy nie dotyczy pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu

·        doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w KPC właściwe dla doręczenia pisma sądowego

·        datą doręczenia jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w portalu informacyjnym

·        w przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym.

blue and white logo guessing game

Aby umożliwić awizowanie publikacji pisma sądowego w portalu informacyjnym sąd musi dysponować adresem mailowym i numerem telefonu pełnomocnika. Z tego względu:

·        pełnomocnicy są zobowiązani do podawania swojego adresu mailowego oraz numeru telefonu w pierwszym piśmie procesowym składanym w nowej sprawie

·        pominięcie w pierwszym piśmie procesowym adresu mailowego lub numeru telefonu stanowi brak formalny pisma

Na koniec chciałbym zwrócić uwagę, że zmiany w organizacji sądów, w tym doręczenia przez portal sądowy będą obowiązywały okresowo – to jest w okresie stanu epidemii z powodu COVID-19 i do roku od jego odwołania.

Praktyczne pytania dotyczące doręczenia pism poprzez portal informacyjny

Postanowienia przepisu zawartego w art. 15zzs9 brzmią dosyć jasno, ale kiedy zestawi się ten przepis ze sposobem działania portalu informacyjnego wówczas pojawia się szereg pytań praktycznych. Oto przykład jednego z takich pytań:

Pełnomocnik uzyskuje dostęp do swoich spraw umieszczonych na portalu informacyjnym dopiero po złożeniu stosownego wniosku. W związku z tym, czy pełnomocnik musi składać wniosek dla każdej sprawy z osobna, czy też możliwe jest złożenie jednego wniosku grupowego.

Dalej. Samo złożenie wniosku o udostępnienie akt sprawy automatycznie nie otwiera takiego dostępu, a udostępnienie akt następuje po kilku dniach od złożenia wniosku. Wyobraźmy sobie zatem, że pełnomocnik otrzyma na swoją skrzynkę mailową awizo informujące, że wpłynęło nowe pismo w sprawie, w której jeszcze nie złożył wniosku o udostępnienie akt. W tej sytuacji pełnomocnik, pomimo że dostał awizo, będzie mógł zapoznać się z tym pismem dopiero po złożeniu i rozpatrzeniu wniosku o udostępnienie akt. W związku z tym powstaje pytanie, w jakim momencie pismo zostanie uznane za doręczone, czy w 14 dni od uzyskania przez pełnomocnika dostępu do akt, czy tak jak to jest zapisane w art. 15zzs9 , to jest po upływie 14 dni od daty umieszczenia w portalu informacyjnym.

Spodziewamy się, że w najbliższym czasie pojawi się wiele takich pytań. Dlatego będziemy je rejestrować na Facebooku na profilu facebook.com/pocztaprawnicza oraz na Twitterze na profilu @NotaPoczta, po czym będziemy Wasze pytania przekazywali do Administratora portalu informacyjnego, a uzyskane odpowiedzi będziemy publikowali na profilach facebook.com/pocztaprawnicza oraz @NotaPoczta. Aby ułatwić dostęp do pytań i odpowiedzi zalecamy korzystanie z #druk899

 Podsumowanie

Czas na podsumowanie. W odniesieniu do ustawy / druk 899, oprócz wyżej opisanych podstawowych zasad związanych z doręczeniami za pośrednictwem portalu informacyjnego, należy zapamiętać, że:

·        ustawa/druk 899 to rozwiązanie doraźne przyjęte w obliczu epidemii

·        ustawa/druk 899 dotyczy sądów, trybunałów i zawodowych pełnomocników procesowych

·        ustawa/druk 899 to doręczenia jednokierunkowe – dotyczą przesyłek wysyłanych przez sąd do pełnomocników zawodowych

·        jeśli będziesz miał jakieś praktyczne pytanie dotyczące działania portalu informacyjnego zadaj je korzystając z profilu facebook.com/pocztaprawniczaw komentarzach lub @NotaPoczta oznaczając pytanie #druk899