E-doręczenia – o co chodzi? Część 1 – Dlaczego nie wysyłamy pism procesowych mailem

E-doręczenia – o co chodzi? Część 1 – Dlaczego nie wysyłamy pism procesowych mailem

Zarówno pandemia, jak i wchodzące w tym roku zmiany w zakresie elektronicznego doręczania powodują coraz częstszą rozmowę o tym, jak wymieniać się na przykład urzędową korespondencją przez internet. Poza tym o tych wchodzących zmianach mówi się mało. Dlatego rozpoczynam na blogu serię tłumaczącą, o co chodzi w e-doręczeniach.

Będzie to seria gościnna, gdzie więcej ode mnie pisać będzie Grzegorz Lemka z pocztaprawnicza.pl – my prawnicy odpowiednie „skrzynki” musimy mieć od października, więc warto się zainteresować tematem uprzednio.

A zaczniemy od podstaw – dlaczego mail „nie wystarczy”? To się przyda też w kontekście obecnie opracowywanych pomysłów doręczania w ten sposób, które prawnikom się nie podobają. Mi też.

Oddaję głos Grzegorzowi.

W mediach pojawiły się zapowiedzi, które wskazują, że zarówno Ministerstwo Sprawiedliwości, jak i korporacje prawnicze myślą o uruchomieniu e-doręczeń w oparciu o pocztę e-mail. Nie jest to najlepszy pomysł, a dlaczego o tym dalej.  

Terminy zawite i ich konsekwencje dla pism procesowych  

W każdym postępowaniu sąd wydaje postanowienia czy orzeczenia, które podlegają zaskarżeniu. Najczęściej o takich czynnościach sądu strony są informowane pismami wysyłanymi przez sąd. Z kolei strony w odpowiedzi wysyłają pisma adresowane do sądu. Cała ta korespondencja musi być prowadzona w reżimie czasowym wyznaczanym przez tzw. terminy zawite.  

Konstrukcja terminów zawitych wymaga, aby doręczenia pism procesowych zawierających terminy zawite były wykonane za potwierdzeniem odbioru przesyłki oraz z rejestracją daty doręczenia. W rezultacie chodzi o to, aby powstał dowód doręczenia pisma. Takich dowodów doręczenia dostarczają m.in. przesyłki polecone zwykłe oraz przesyłki polecone ZPO. Co więcej, oba typy przesyłek poleconych korzystają z domniemania doręczenia.   

Jak zatem przenieść model przesyłek poleconych na doręczanie przesyłek elektronicznych? 

Jak prawidłowo elektronicznie doręczać pisma procesowe ? 

Jeśli pisma sądowe lub urzędowe miałyby być doręczane elektronicznie, to i dla nich muszą pojawić się dowody doręczenia. Przy powszechnym korzystaniu z poczty e-mail, pierwsze rozwiązanie, które przychodzi do głowy to przyjęcie wydruku ze skrzynki mailowej jako dowodu doręczenia.  

Jednak taki wydruk nie jest pewnym dowodem doręczenia. W standardowej skrzynce e-mail nadawca może łatwo manipulować ustawieniami daty nadania. Wątpliwe może być również samo doręczenie przesyłki na ręce właściwej osoby. Chodzi o to, że w momencie zakładania skrzynki mailowej nie jest weryfikowana tożsamość osoby otwierającej skrzynkę mailową. W rezultacie nie ma przeszkód, abym założył sobie skrzynkę z adresem np. napoleon.bonaparte@gmail.com. Jest oczywiste, że pism wysłanych na skrzynkę o takim adresie nie można traktować jako pism doręczonych do Napoleona Bonapartego. 

Jak zatem powinny być obsługiwane elektroniczne doręczenia pism sądowych lub urzędowych? W tym miejscu pojawiają się dwa przepisy zawarte w rozporządzeniu eIDAS (ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) NR 910/2014).  

Konkretnie chodzi o dwa przepisy: art. 3 pkt 36 oraz art. 44 rozporządzenia. 

Jak są obsługiwane doręczenia elektroniczne 

Podstawowa definicja doręczenia elektronicznego znajduje się w art. 3 pkt. 36 rozporządzenia eIDAS. Rozporządzenie opisuje „usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego” jako usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany.  

Zwróćmy uwagę na kluczowe zwroty definicji. Co wynika z użycia tych zwrotów?  

Zwrot „zapewniającą dowody” wskazuje, że jednym z parametrów usługi jest dostarczenie wiarygodnych dowodów dot. zdarzenia polegającego na przesłaniu danych drogą elektroniczną 

Zwrot „w tym” oznacza, że dowody dot. doręczania nie ograniczają się tylko do dowodu wysłania i dowodu nadania  

Zwrot „chroniącą” oznacza, że podmiot obsługujący usługę powinien dostarczyć również dowód, że przesyłka została doręczona bez uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany 

Zwrot „między stronami trzecimi” oznacza, że podmiot wystawiający dowód nie jest ani nadawcą ani adresatem przesyłki 

Zwrot „rejestrowanego doręczenia” oznacza, że podmiot wykonujący usługę doręczenia prowadzi rejestr, w którym zapisywane są wszystkie dane związane z obsługiwanymi przesyłkami  

Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego może być wykonywana jako usługa zwykła i usługa kwalifikowana. Usługa kwalifikowana, oprócz wyżej wskazanych wymogów, musi przejść audyt. 

Jak konkretnie są obsługiwane kwalifikowane doręczenia elektroniczne 

Poniżej zostaną omówione główne elementy procesu elektronicznego doręczenia na podstawie obsługi wykonywanej przez Pocztę Prawniczą Nota 

Uruchomienie skrzynki – uruchomienie skrzynki odbywa się po jednoznacznym zweryfikowaniu tożsamości osoby, dla której skrzynka jest otwierana. Tożsamość jest ustalana prze tzw. dostawcę tożsamości, na przykład Login.gov.pl. Przy uruchamianiu skrzynki mogą pojawić się dodatkowe warunki otwarcia skrzynki. I tak np. Poczta Prawnicza Nota otwiera skrzynki wyłącznie dla członków korporacji prawniczych.  

Dostęp do skrzynki – każdorazowy dostęp do skrzynki wymaga tzw. silnego uwierzytelnienia dwuskładnikowego. 

Wysyłanie pisma – na podstawie zawartości przesyłki wyliczana jest tzw. suma kontrolna, która obok danych adresowych wpisywana jest w rejestrze wysyłki. Wpis w rejestrze jest pieczętowany znacznikiem czasu, który działa jak pieczęć lakowa, to znaczy, że każda próba zmiany wpisu w rejestrze doprowadzi do złamania pieczęci. 

Transmisja pisma – pismo jest przekazywane pomiędzy skrzynkami użytkowników w postaci zaszyfrowanej 

Odbieranie pisma – osoba odbierająca pismo jest zidentyfikowana co do tożsamości. Na etapie odbierania pisma ponownie wyliczana jest suma kontrolna, aby sprawdzić, czy przesyłka została przekazana w stanie nienaruszonym. Informacja o weryfikacji sumy kontrolnej, dane odbierającego oraz czas odebrania przesyłki wpisywane są do rejestru i pieczętowane znacznikiem czasu. I znowu znacznik czasu działa jak pieczęć lakowa i chroni wpis w rejestrze. 

Dowody doręczenia – wpis w rejestrze jest podstawą do wystawienia dowodów doręczenia przesyłki. 

Samo doręczenie pisma nie zamyka sprawy. 

Doręczane pisma są przechowywane w archiwum doręczonej korespondencji. Przepisy wymagają, aby ten zbiór danych był chroniony. Konkretnie chodzi o ochronę zawartych w pismach danych osobowych, czyli o zadośćuczynienie wymogom RODO. Drugi, dalej idący obowiązek, dotyczy ochrony dokumentów powierzonych przez klientów. Ten obowiązek wynika z powinności dochowania tajemnicy adwokackiej.  

Jak może być zorganizowana ochrona danych zilustruję przykładem Poczty Prawniczej Nota. Nota wykorzystuje szyfrowanie danych zarówno na etapie przekazywania przesyłek, jak również do przechowywania danych w archiwum przesyłek. Do szyfrowania wykorzystywana jest tzw. kryptografia asynchroniczna, która prowadzi do wytworzenia dwóch kluczy kryptograficznych: klucza publicznego i klucza prywatnego. Klucz publiczny służy do zaszyfrowania wiadomości, a klucz prywatny do jej odszyfrowania. Ponieważ jedyny egzemplarz klucza prywatnego znajduje się w dyspozycji właściciela skrzynki, tylko on może rozszyfrować pisma przechowywane w archiwum. 

Dlaczego nie powinniśmy e-mailem przesyłać pism procesowych 

Skrócona odpowiedź jest prosta: poczta e-mail nie dostarcza wiarygodnych dowodów doręczenia. A mówiąc bardziej szczegółowo, przy doręczeniach e-mailem występują następujące odstępstwa od wymagań określonych w art. 3 pkt 36 oraz art. 44 rozporządzenia eIDAS: 

  • Nie jest weryfikowana tożsamość nadawcy i odbiorcy  
  • Nie ma gwarancji daty nadania i daty otrzymania przesyłki   
  • Nie ma dowodu na to, czy przesyłka została przekazana w stanie nienaruszonym  
  • Nie jest zachowana tajemnica korespondencji – przesyłki przekazywane na skrzynki mailowe mogą podlegać skanowaniu przez podmiot udostępniający skrzynkę (patrz. regulamin usług Google)  
  • Nie jest chronione archiwum korespondencji  
  • Nie są chronione dane osobowe przywoływane w pismach  
  • Nie wiadomo czy dane są składowane na terenie UE 

W konsekwencji: 

  • Podmiot obsługujący doręczenie nie może wystawić niebudzącego wątpliwości dowodu nadania i dowodu odebrania przesyłki  
  • Niewystarczająco są chronione zarówno dane osobowe oraz dane objęte tajemnicą adwokacką 

Podsumowanie  

Jedynym poprawnym sposobem elektronicznego doręczania pism procesowych i urzędowych są rejestrowane doręczenia elektroniczne obsługiwane zgodnie z reżimem wynikającym z art. 3 pkt 36 oraz art. 44 rozporządzenia eIDAS.  

W związku z tym wszystkie inicjatywy skierowane na uruchomienie elektronicznego doręczania pism procesowych w oparciu o pocztę e-mail należy uznać za nietrafione.  

Szczególnie dziwi inicjatywa Ministerstwa Sprawiedliwości podejmowana w przededniu wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych. Pamiętamy, że podstawowym celem ustawy jest uruchomienie rejestrowanych doręczeń elektronicznych. Co więcej, ustawa przewiduje przekazanie Poczcie Polskiej na ten cel znacznych środków finansowych. Równoległe wydatki ponoszone przez Ministerstwo Sprawiedliwości na uruchomienie zwykłej poczty e-mail wydają się niecelowe. 

Porównanie form doręczeń pism procesowych 

Poczta prawnicza Nota została stworzona od podstaw jako dedykowany system do obsługi e-doręczeń pism procesowych. Dzięki temu Nota oferuje zalety zarówno tradycyjnej poczty jak i e-maili, pozbywając się ich wad. 

Wracam kursywą i dodam od siebie – mam nadzieję, że jednak ten pomysł z mailami się nie uda. Przecież jak prawnik pojedzie na dwutygodniowy urlop to może dostać coś na skrzynkę mailową i ominąć tygodniowy termin w ogóle go nie potwierdzając i o nim nie wiedząc.

Więcej sensu ma rozwiązanie „październikowe”. Dlatego wkrótce na blogu dalsze części serii.