Ale wszystkim będzie wygodniej, jeśli uda się doręczać pocztę sądową przez internet! Trochę na to czekam, bo to znaczna wygoda zwłaszcza dla „mojego” tpy klientów – takich, którym coraz trudniej pojąć, że trzeba przekładać na list ustalenia ze Slacka czy nagrania z Zooma. Popatrzmy, jak to może wyglądać.

Dopisek z 2023: jeśli po prostu chcesz założyć i aktywować skrzynkę, to zacznij tutaj.

To kolejna część wpisów powstałych w ramach współpracy z pocztaprawnicza.pl – czyli autorem większości tekstu (tej nie kursywą) jest Grzegorz Lemka. W razie co można go oczywiście pytać o szczegóły.

Instytucja elektronicznego doręczania pism pomiędzy petentami a sądami jest od dawna obecna zarówno w przepisach proceduralnych jak i przepisach materialno-prawnych. Mówiąc bardziej konkretnie trzeba wskazać następujące przepisy dot. doręczeń elektronicznych i daty ich wprowadzenia:

Art. 65 PPSA – od 2002 roku

Art. 132 §3 KPK – od 2003 roku

Art. 3a ORD – od 2004 roku

Art. 39 [1] KPA – od 2005 roku

Art. 131 [1] KPC – od 2010 roku

Rozporządzenie eIDAS zawierające przepisy opisujące doręczenia elektroniczne na gruncie materialno-prawnym, które obowiązuje od roku 2016

Skoro od tak dawna istnieją prawne podstawy do uruchomienia elektronicznych doręczeń dlaczego w praktyce te doręczenia nie działają? Po pierwsze i najważniejsze sądy nie są przygotowane do obsługi elektronicznej korespondencji. Samo uruchomienie skrzynki  do e-doręczeń nie wystarczy. Potrzebne są aplikacje klasy EZD, to jest aplikacje do elektronicznego zarządzania dokumentami oraz elektroniczne prowadzenie akt. Dotychczas takich aplikacji w sądach nie wdrożono. 

Ktoś powie, że sytuacja się zmieniła ponieważ uchwalono ustawę o doręczeniach elektronicznych. Rzeczywiście uchwalono, ale bardzo odroczono w czasie działanie tej ustawy w obszarach istotnych dla praktyki obrotu prawnego (np. sądy do 2029). 

Czy można zatem coś zrobić, aby elektroniczne doręczenia jednak zaczęły działać?  

Uruchomienie sądowych e-doręczeń to operacja dosyć rozbudowana, którą trzeba przeprowadzić zespołowo. Oto lista zadań oraz celów do osiągnięcia. 

Mobilizacja 

Uruchomienie e-doręczeń w sądach to operacja, która ma skłonić administratorów wymiaru sprawiedliwości do wykonania niewygodnej pracy. To trochę, jakby przepychać górę. Z oczywistych względów nie jest to zadanie dla pojedynczych osób. Tu potrzeba działań wspólnych i skoordynowanych. 

Działanie 

Prowadzenie konkretnych akcji, które mają doprowadzić do sytuacji, w której każdy podmiot niepubliczny może wykorzystać swoją skrzynkę doręczeniową do odbierania i wysłania pism do wszystkich podmiotów publicznych oraz do innych podmiotów niepublicznych. Konkretnie działanie ma doprowadzić do: 

  • Cel 1 – Wyraźnego, ustawowego, zobowiązania wszystkich podmiotów publicznych do posiadania przynajmniej jednej skrzynki doręczeniowej  
  • Cel 2 – Prowadzenia wspólnej bazy adresowej dla platformy Poczty Polskiej i ePUAP  
  • Cel 3 – Zintegrowania platformy doręczeniowej Poczty Polskiej z platformą ePUAP tak, aby umożliwić przesyłanie pism pomiędzy platformami 
  • Cel 4 – Przygotowania rozporządzenia wykonawczego wskazującego konkretne warunki techniczne i organizacyjne, które muszą być spełnione po stronie sądu, aby możliwe było elektroniczne wnoszenie pism  
  • Cel 5 – Opublikowanie i aktualizowanie przez Ministra Sprawiedliwości listy sądów, do których pisma mogą być wnoszone elektronicznie  

Jak osiągnąć zdania i cele wyżej wymienione? Środki są skromne: petycja, zapytanie w trybie dostępu do informacji publicznej oraz ewentualnie presja środowisk prawniczych. Dodatkowo dochodzi presja medialna, jeśli uda się zdobyć zainteresowanie mediów.  

Dobra praktyka 

Czyny mają większą moc niż słowa. W odniesieniu do e-doręczeń takim konkretnym działaniem byłoby uruchomieniu elektronicznych doręczeń pism pomiędzy pełnomocnikami procesowymi. Jak wynika z wypowiedzi przedstawicieli adwokatury, korporacja ta rozpoczęła prace koncepcyjne nad uruchomieniem tzw. poczty adwokackiej. Niestety wygląda na to, że poczta adwokacka miałaby działać jako standardowa poczta e-mail.  

Trzeba wyraźnie powiedzieć, że poczta e-mail nie wypełnia wytycznych rejestrowanych doręczeń elektronicznych opisanych w art. 3 pkt 36 oraz w art. 44 rozporządzenia eIDAS. W oddzielnym tekście opisuję powody, dla których e-mail nie jest sposobem na przesyłanie pism procesowych. Jeśli bym miał jednym zdaniem streścić te powody, to powiedziałbym, że mail ma się tak do rejestrowanych doręczeń elektronicznych, jak pocztówka do listu poleconego ZPO. Czy prawnicy używają pocztówki do przesyłania pism procesowych? 

Jednak uruchomienie e-doręczeń jest możliwe już obecnie za pośrednictwem Noty. Jest to platforma doręczeniowa obsługująca rejestrowane doręczenia elektroniczne dostępna pod adresem pocztaprawnicza.pl.

Może zatem władze korporacji wykorzystają dostępne rozwiązania technologiczne i wskażą swoim członkom platformy takie jak Nota jako sposób na poprawną obsługę wymiany pism procesowych. 

Wiedza 

Po stronie prawników powinna pojawić się wiedza dotycząca obrotu elektronicznego na poziomie prawa materialnego. Chodzi tu głównie o znajomość rozporządzenia eIDAS. Żeby być bardziej konkretnym, chodzi o to, aby prawnicy wiedzieli, że poprawne pismo elektroniczne to pismo elektronicznie podpisane, a elektroniczne doręczenia, które dostarczają dowodu doręczenia równoważnego z pocztowym ZPO to doręczenia wykonywane w reżimie kwalifikowanych doręczeń rejestrowanych.  

Podam inny przykład wiedzy, która może być wykorzystywana w codziennej praktyce. Tym przykładem jest użycie znacznika czasu do zabezpieczanie dokumentów elektronicznych. Prawnik powinien wiedzieć, że użycie znacznika czasu, ma ten dodatkowy skutek, że znacznik jest dowodem integralność dokumentu, z którym jest powiązany. Innymi słowy znacznik działa jak pieczęć gwarantująca, że dokument elektroniczny nie został zmieniony od momentu opatrzenia go znacznikiem czasu.  

Podsumowanie 

Wszyscy spędziliśmy długie minuty czekając w kolejce do okienka pocztowego. Z drugiej strony doświadczamy wygody związanej z wysyłaniem korespondencji poprzez e-mail i chcielibyśmy wykorzystać e-mail do korespondencji procesowej. Musimy jednak pamiętać, że maile nie dostarczają wiarygodnych dowodów doręczenia i w kontekście terminów zawitych, nie mogą być wykorzystywane do przesyłania pism procesowych.  

Ustawa o doręczeniach elektronicznych zapowiada utworzenie infrastruktury obsługującej doręczenia elektroniczne w prawidłowy sposób, jednak bardzo odsuwa w czasie jej rzeczywiste uruchomienie. 

Dlatego jeśli środowiskom prawniczym zależy na szybszym uruchomieniu e-doręczeń, to powinny pokazać dobry przykład uruchamiając takie doręczenia w relacji prawnik- prawnik. Od 11 listopada 2020 roku dostępna jest poczta prawnicza Nota, dzięki której radcy prawni i adwokaci mogą doręczać pisma procesowe do pełnomocników z dowolnego miejsca 24/7.  

Nie wiem, czy w ogóle tym razem muszę tu coś dodawać. Grzegorz zakończył bardzo fajnie i w dodatku zaprosił do siebie – po prostu dołączam się do tego zaproszenia 🙂 I zapraszam jeszcze na kolejny odcinek naszego wspólnego cyklu!