E-doręczenia – o co chodzi? Część 2 – Podstawowe informacje na temat ustawy o doręczeniach elektronicznych

Po tym, gdy omówiliśmy doręczenia mailem i wynikające z nich ryzyka – czas pochylić się bardziej nad samą ustawą z zakresu doręczeń elektronicznych. Co ona dla nas szykuje? Dlaczego lepiej być przygotowanym?

Przypominam, że dzisiejszy wpis jest częścią serii, w której na moim blogu więcej ode mnie pisze Grzegorz Lemka z pocztaprawnicza.pl. Oddaję mu głos.

W mediach cyklicznie pojawiają się wypowiedzi dotyczące uruchomienia elektronicznej ścieżki wymiany pism pomiędzy obywatelami a sądami oraz urzędami. Od 18 listopada 2020 roku e-doręczenia stały się nie tylko tematem medialnym, ale uzyskały postać aktu prawnego. Tego dnia bowiem Sejm przyjął ustawę o doręczeniach elektronicznych. Poniżej znajdziesz kilka podstawowych informacji na temat przyjętej ustawy. 

Dane metrykalne ustawy  

Podstawowe zasady dot. elektronicznej skrzynki doręczeniowej  

• Wprowadza się powszechne stosowanie elektronicznych skrzynek doręczeniowych służących do wysyłania oraz odbierania pism formalnych, to jest takich dla których wymagane jest wystawianie potwierdzenia doręczenia [skrzynka do doręczeń]. 
• Skrzynkę będzie mógł otworzyć każdy obywatel oraz wszystkie osoby prawne. 
• Dla podmiotów wpisanych do KRS oraz osób wpisanych do ewidencji działalności gospodarczej skrzynki zostaną utworzone z urzędu. 
• Skrzynki do doręczeń dla innych podmiotów będą zakładane na wniosek tych podmiotów. 
• Ustawa, w wydzielonym przepisie, zobowiązuje do posiadania skrzynki wykonujących zawód członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych, itp.  
• Skrzynki elektroniczne prowadzi tzw. operator wyznaczony, którym do roku 2025 jest Poczta Polska. 
• Skrzynki będzie również mógł prowadzić podmiot inny niż Poczta Polska, pod warunkiem, że będzie obsługiwał e-doręczenia w reżimie usług kwalifikowanych (to jest reżimie spełniającym podwyższone wymogi wykonywania usługi e-doręczenia). 
• Podmioty publiczne prowadzą skrzynki u dostawcy wyznaczonego. 
• Podmioty niepubliczne będą mogły prowadzić swoją skrzynkę u operatora innego niż Poczta Polska. 
• Niezależnie od samych skrzynek prowadzona jest baza adresów skrzynek elektronicznych. Bazę prowadzi Minister ds. Cyfryzacji.  
• Podmiot, który zdecyduje się zmienić operatora, u którego prowadzona jest jego skrzynka może przeprowadzić tę zmianę z jednoczesnym zachowaniem dotychczasowego adresu skrzynki – analogicznie do zmiany operatora w telefonii komórkowej.  
• Doręczenia na skrzynkę doręczeniową mają taki skutek jak doręczenia wykonane listem poleconym lub listem ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO). 
• Wprowadza się zasadę domyślnego doręczenia elektronicznego: jeśli adresat pisma posiada elektroniczną skrzynkę doręczeniową to podmiot publiczny jest zobowiązany wysyłać pisma na tę skrzynkę. 
• Pisma urzędowe, które adresowane są do osób nieposiadających skrzynki elektronicznej będą obsługiwane w tzw. trybie hybrydowym – zostaną wysłane jako pisma elektroniczne, natomiast przed doręczeniem zostaną wydrukowane i przekazane adresatowi w postaci pisma papierowego.  
• Pisma wysyłane do podmiotów publicznych będą obsługiwane nieodpłatnie – zasada ta dotyczy pism obsługiwanych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, którym do roku 2025 jest Poczta Polska. 
• Skrzynki elektroniczne będą mogły być wykorzystywane również do wysyłania pomiędzy podmiotami niepublicznymi pism z wystawianymi dowodami doręczenia. Chodzi tu o pisma, które obecnie wysyłane są listami poleconymi lub ZPO.  

Moment doręczenia pisma ustala się wg. następujących zasad: 

• Pisma adresowane do podmiotu publicznego – pismo jest doręczone w momencie, w którym wpłynęło na skrzynkę podmiotu publicznego. Przez wpłyniecie rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu. 
• Do podmiotu niepublicznego – pismo uznaje się za doręczone w momencie jego odebrania. Odebranie rozumiane jako każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. 
• Fikcja doręczenia do podmiotu niepublicznego – jeżeli adresat nie odebrał korespondencji, pismo wysłane przez podmiot publiczny uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji.

Już dzisiaj, nie czekając na utworzenie skrzynek do elektronicznych doręczeń przez Pocztę Polską, prawnicy mogą korzystać z rejestrowanych doręczeń elektronicznych między pełnomocnikami procesowymi za pośrednictwem Noty. 

Korzyści e-doręczeń z Notą: 

• Doręczenie pisma w pełni elektronicznie zgodnie z obowiązującym prawem (KPC, eIDAS, RODO) 
• Doręczenia obsługiwane przez rejestrowanego dostawcę usług zaufania 
• Wszystkie dane w pełni szyfrowane od użytkownika do użytkownika
• Pisma oraz załączniki do 100(mb) podpisywane elektronicznie bezpośrednio w aplikacji (podpisem kwalifikowanym lub zaawansowanym) 
• Brak ograniczeń wielkości i formatu przesyłanych załączników 
• Poświadczenia wysyłki i odbioru przesyłki oparta na kwalifikowanych znacznika czasu 
• Wysłane i odebrane pisma automatycznie przyporządkowywane do prowadzonych spraw 
• Zdalny dostęp do usługi 24/7

Prawniku – dobrze widzisz, już teraz możesz sobie potestować i przygotować się wcześniej do tych rozwiązań. Ja już to zrobiłem – od tego zresztą zaczęła się nasza współpraca z Grzegorzem.

To ciekawy temat, dlatego po testy czy pytania zapraszam Cię do niego na pocztaprawnicza.pl. Oraz oczywiście tutaj – wkrótce dalsze części serii.