Full title: Saint George and the Dragon
Artist: Gustave Moreau
Date made: 1889-90
Source: http://www.nationalgalleryimages.co.uk/
Contact: picture.library@nationalgallery.co.uk  Copyright © The National Gallery, London

Święty Jerzy kontra urzędniczy slang

Pismo z urzędów odrzucają. Nawet ludzi siedzących w prawie, a co dopiero tych normalnych 😉 Ten wpis jest o tym, jakie grzechy są najczęstsze i co z nimi zrobić.

Moje zaproszenie do napisania o tym przyjął Jacek Grzebielucha – człowiek, który zna problem od środka. Zgadzam się z każdym słowem, więc zachęcam – zobacz, co ma do powiedzenia.

Administracja rządowa i samorządowa od lat walczą z bełkotem w pismach urzędowych. Jak sprawić, by obywatele rozumieli, co się do nich pisze?

„Urzędniczy bełkot” to frazeologizm popularny w każdej grupie wiekowej i społecznej. Do rangi memów urastają co niektóre frazy cytowane z pism autorstwa administracji publicznej wszelkiego szczebla. Najpopularniejsze grzechy trawiące ww. pisma to zbyt długie zdania, które są wielokrotnie złożone, a w co drugiej linijce podaje się podstawę prawną. Do tego dodajmy gubienie podmiotu za pomocą zwrotów bezosobowych, mnogość skrótów oraz stary trend pod nową nazwą własną – erudylokwencja, tj. połączenie erudycji z elokwencją, w najgorszym możliwym wydaniu. Przykładem takiego środka stylistycznego może być „pragnąć nadmienić” albo „powziąć informację”. Layout pisma zwykle pozostawia również wiele do życzenia, gdyż najistotniejszych informacji (kwot czy dat) trzeba szukać między wierszami, a ściana tekstu poprzedzająca słowo „uzasadnienie” wcale nie jest bardziej przyswajalna po zapoznaniu z rzeczonym uzasadnieniem.

Trochę historii

Powyższy wywód to tylko moje proste spostrzeżenia, subiektywne i niekoniecznie rzetelne. W ten sposób zaś podszedł zespół naukowców z Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Wrocławskiego w 2010 roku, gdy podjął się przygotowania ekspertyzy dotyczącej „komunikatywności tekstów o funduszach europejskich”. Od tamtej pory minęło 10 lat, a Pracownia Prostej Polszczyzny może pochwalić się niezliczonymi badaniami i wykładami dotyczącymi „plain language”, który najładniej charakteryzują jako „język klarownych myśli, szczerych intencji i prostej formy”. Niemal co roku Pracownia wydaje nowe publikacje dotyczące prostego języka urzędowego, często współpracując z urzędnikami, a część raportów publikując pod egidą byłego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego czy Infrastruktury i Rozwoju.

Niemal od razu po pierwszych publikacjach temat został podjęty w Departamencie Służby Cywilnej (DSC, podległy Kancelarii Prezesa Rady Ministrów) – w 2012 roku wystartowała kampania „Język urzędowy przyjazny obywatelom”, pod patronatem Szefa Służby Cywilnej. Od 2014 trwają szkolenia o zróżnicowanych treściach, nazwach i formułach, ich clue jednak to czynienie pracy administracji publicznej bardziej zrozumiałą. Szkolenia są adresowane do webmasterów i urzędników. Ja sam, w ramach nauki w Krajowej Szkole Administracji Publicznej, odbyłem 4-godzinne szkolenie z prostego języka, prowadzone przez Wydział Komunikacji i Organizacji DSC. Było ciekawe, a najistotniejsze były ćwiczenia praktyczne – niejako „tłumaczenie” języka urzędniczego na język polski. Widzieliśmy najgorsze możliwe pisma (co ciekawe – najczęściej pochodzące z urzędów skarbowych i wszelkiej maści ZUSów), ale co ja będę gołosłownym – prezentuję kilka przykładów, wprost wywodzonych z broszury „Komunikacja pisemna. Rekomendacje. Wydanie drugie, rozszerzone” wydanej przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów w 2017 roku, do której link załączam poniżej.1 Sama strona DSC proponuje również podcast kierownika Poradni, który opowiada o prostym języku, co również polecam2.

Walka trwa

Są jednak bastiony języka profesjonalnego oporne lub odporne na takiego rodzaju „wydziwianie”. Pierwszym z nich są urzędy skarbowe. Wystarczy przytoczyć sytuację z jednej z Izb Administracji Skarbowej, gdzie z uwagi na pewne „uchybienia” potencjalnie kilkanaście decyzji naczelnika urzędu skarbowego miało być uchylanych. Co to za uchybienia? A no na przykład użycie sformułowania „stwierdziliśmy” (bo to spoufalanie się) a drugie to podanie podstawy rozstrzygnięcia przed jego treścią.34

Drugim z bastionów jest wymiar sprawiedliwości. On niestety zakwalifikowałbym jako „odporny” na uproszczenia, gdyż materia pracy nad interpretacją prawa wymaga tutaj ścisłej precyzji, a jakiekolwiek odstępstwo od przepisów postępowania grozi użyciem środków zaskarżenia. A te prowadzą prostą drogą do przedłużenia postępowania. Jakimś wentylem bezpieczeństwa są ustne motywy rozstrzygnięcia, przy których sędzia może pozwolić sobie na uproszczenie treści wyroku, co może być wybawieniem dla stron, które nie są reprezentowane przez pełnomocników. Jednak w razie wątpliwości to ostatecznie i tak treść pisemna będzie wiążąca.

Dostępność Plus 2018-2025

Rok 2018 przyniósł nowy trend – dostępność. Ale nie tylko w rozumieniu fizycznym, jak budowanie podjazdów i wind dla osób z niepełnosprawnościami, by ułatwić dostęp do usług publicznych. Tutaj zwrócę uwagę na kwestię dostępności treści urzędowych dla osób niewidomych albo niedowidzących, osób z dysleksją. Jednym z elementów Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), czyli właśnie standardu dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, jest dobór formy treści na stronie internetowej. Na wielu stronach urzędowych mogliście już zauważyć, że tekst da się powiększyć do różnych rozmiarów fontu, albo da się zmienić kontrast strony. Innym aspektem jest niejustowanie tekstu na stronie czy w dokumencie – ułatwia to jego odczytanie przez oprogramowanie do czytania na głos treści (tekst wyjustowany generuje odstępy większe niż jedna spacja, więc czytnik głupieje i czyta następującą linijkę, gdy tylko napotka taki większy odstęp). Innym aspektem dostępności jest używanie fontów ułatwiających czytanie dyslektykom. Font taki posiada unikatowe znaki, które się nie zlewają, wsparte większym kerningiem (odstępem) między znakami i minimalnie większymi spacjami (spokojnie, te spacje program do czytania na głos odczyta – nie wytłumaczę tego, ale tak jest). Dla ciekawskich załączam całą broszurę dotyczącą wszystkich obszarów dostępności5.

Na wspomnianym wcześniej szkoleniu prezentowano nam wzorcowe pisma, wdrożone do pracy m.in. w ZUSie w Zielonej Górze. Tekst był niewyjustowany do lewej strony, pismo zaczynało się od tego, co kto ma zrobić oraz na jaką kwotę (większymi literami), a dopiero potem podane zostało uzasadnienie z podstawą prawną. Generalnie schludnie, ładnie i przejrzyście.6 Można? Można.

Korzyści

Z wdrażania „prostego języka” najprostsze do policzenia korzyści to te finansowe. W 2017 roku opublikowano wyniki badań Banku Światowego i Ministerstwa Finansów, że ściągalność zaległości jest o 20% wyższa, jeśli wezwania do zapłaty napisane są w prostym i zrozumiałym języku.78 W PZU, w obszarach, w których wdrożono prosty język, ruch na infolinii spadł o 12%.9

I teraz ja, prawnik, urzędnik, wannabe naukowiec z nikłym dorobkiem naukowym, zwracam się do Was, autorów urzędniczej korpomowy. Pamiętajcie, że adresatami waszych pism nie są sami magistrzy. To nie zawsze jest prawnik czy naukowiec. Pani w kasie na dworcu czy pan mechanik naprawiający Twoje auto to nie zawsze osoba oczytana czy zaznajomiona z nomenklaturą prawną (przypominam, że w 2019 roku tylko 39% Polaków zadeklarowało przeczytanie przynajmniej jednej książki10). A my (urzędnicy) nie piszemy glosy do wyroku TK, tylko raczej wezwanie do zapłaty zaległego podatku. Bądźmy wyrozumiali i dostosowujmy język do adresatów. Wiem, że dura lex sed lex, ale przypominam, że lex zapominające o ratio legis, to prosty przepis na biurokrację. Wszystko wskazuje na to, że korzystniej będzie dostosowywać formy korespondencji do wymagań współczesnego obywatela. Niech to będzie nasze życzenie na kolejne lata.

Jacek ma słuszne postulaty i miło wiedzieć, że choć pomału – to jednak idziemy w dobrym kierunku. Oby tak dalej, ja się jak najbardziej dopisuję! Poniżej znajdziesz linki, na które się powyływał – a jeszcze niżej inne wpisy u mnie. Zapraszam 🙂

1 https://www.gov.pl/attachment/46035b5d-eda4-4c68-a177-fbe1e6648c11

2 http://nietylko.design/020-prosty-jezyk/

3 https://podatki.gazetaprawna.pl/artykuly/1224781,forma-decyzji-podatkowych-naczelnika-urzedu-skarbowego.html

4 https://bezprawnik.pl/jezyk-decyzji-podatkowych/

5 https://www.ncbr.gov.pl/fileadmin/POIR/3_1_1_1_2019/Dok_dodatkowe/16_Program_Dostepnosc_Plus.pdf

6 https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/jak-radza-sobie-z-prostym-jezykiem-w-drugim-urzedzie-skarbowym-w-zielonej-gorze

7 https://www.worldbank.org/pl/news/press-release/2017/06/12/improving-communication-with-citizens-can-boost-tax-revenues-in-poland-says-world-bank-report

8 https://innpoland.pl/145909,bledy-w-pismach-urzedowych-jezyk-urzednikow-jest-niezrozumialy

9 https://www.money.pl/gospodarka/prosto-i-kropka-urzedniczy-belkot-znika-z-pism-kolejnych-instytucji-6387983026783873a.html

10 https://www.bn.org.pl/raporty-bn/stan-czytelnictwa-w-polsce/stan-czytelnictwa-w-polsce-w-2019-r.