Realia pandemii koronawirusa zmusiły wiele firm do przejścia w tryb pracy zdalnej – która z kolei musiała zostać jakoś uregulowana prawnie. Oczywiście stało się przy okazji innych regulacji „okołowirusowych” – ale pomału możemy mieć nadzieję, że Covid-19 nas opuszcza. Paradoksalnie z punktu widzenia prawa to trochę niebezpieczne.

Dlaczego? Powód jest bardzo prosty – skoro może zabraknąć podstawy faktycznej w postaci zagrożenia epidemicznego, może to spowodować zniknięcie także podstawy prawnej do pracy zdalnej. Wynika to z art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842, z późn. zm.). Przepisy mówią bowiem, że 3 miesiące po ustaniu zagrożenia przestają obowiązywać – a nie miejmy złudzeń, że akurat takie regulujące ten zakres przydałoby się nam zostawić.

Stan do uregulowania 

Liczne ankiety i badania wskazują na to, że co najmniej nie wszystkie – jeśli nie większość – firm nie wrócą całkowicie do pracy stacjonarnej. Możliwość pracy zdalnej i powiązanej z nią elastyczności staje się też częstym oczekiwaniem pracowników podczas rekrutacji.  

A jednocześnie nagle, niemal z dnia na dzień może ona stracić oparcie prawne. Zabraknie przykładowo informacji o tym, jakie są godziny pracy czy jak je ustalać. Albo z zakresu tajności – czy można firmowe dokumenty „obrabiać” w kawiarni nad karmelowym flat white, czy praca zdalna oznacza jednak pracę z domu?  

Z tego powodu powinniśmy kibicować temu, aby proponowane regulacje z zakresu pracy zdalnej „zdążyły” się pojawić. W przeciwnym wypadku zaskoczyć może nas następująca sytuacja – jeszcze ich nie ma, a jednocześnie już zniknęły te „wirusowe”. 

Na czym polega zmiana? 

Przede wszystkim i najkrócej – na wpisaniu pracy zdalnej do Kodeksu Pracy. Co więcej – zrobieniu tego „kosztem” znajdującej się tam w tej chwili telepracy. Znikną zatem wynikające z art. 67 i sąsiednich regulacje, które nie do końca sprawdziły się w praktyce. Są to przykładowo obowiązki w rodzaju przeprowadzenia szkolenia z urządzeń czy właśnie dostarczenie pracownikowi sprzętu koniecznego do telepracy. Pojawia się też aspekt ubezpieczenia sprzętu, co w coraz częstszych sytuacjach pracy na prywatnych telefonach czy komputerach może stawać się nieprzystające do realiów.  

Jednocześnie, co ważne – pojawienie się pracy zdalnej w Kodeksie nie jest prostym przerzuceniem tam istniejących w tym zakresie przepisów z „covidowych” aktów prawnych. To nie zabieg kopiuj-wklej tymczasowych regulacji, tylko dopasowanie pracy zdalnej do naszych realiów już „na zawsze”.  

Różnice obejmują przede wszystkim brak powiązania pracy tego typu z sytuacją nadzwyczajną. Może być ona po prostu efektem ustaleń między pracownikiem i pracodawcą – a jeszcze częściej tego drugiego z zakładową organizacją związkową. Dla części grup pojawi się obligatoryjne uwzględnianie wniosków o pracę zdalną – przykładowo będą to kobiety w ciąży czy rodzice dzieci do lat 4.  

Jednocześnie nie nastąpi przymus na zasadzie “ze względu na obowiązek wszyscy musimy pracować z domów” – pojawi się tak zwana okazjonalna praca zdalna. Pracownik będzie mógł o nią wnioskować zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Natomiast wymiar zapowiada się na 24 dni w roku kalendarzowym.  

Ustalenia stron 

Zasady pracy zdalnej miałyby się znaleźć w porozumieniu z zakładową organizacją związkową – lub jeśli jej nie ma czy nie uda się go skonstruować w 30 dni po prostu w konsultowanym z przedstawicielami pracowników regulaminie. Koszty takiej pracy mają być po stronie pracodawcy – nie sprowadza się to wzorem telepracy po prostu do zapewnienia narzędzi, bo może dotyczyć przykładowo przeszkolenia, serwisowania czy pomocy technicznej. Możliwe będzie zatem ustalenie zasad stosowania prywatnych narzędzi przez pracownika – naturalnie z uwzględnieniem tajności treści pracodawcy. Wówczas pojawia się możliwość ryczałtu lub ekwiwalentu.  

A co z tematami już wspomnianymi wcześniej? Przykładowo tajnością pracy z kawiarni? Albo tym, w jakich godzinach praca ma się odbywać? W praktyce naszej zdalnej migracji często granice work-life były przekraczane przez obie strony. Jak to weryfikować? 

Ciekawą i z pewnością rodzącą potencjalne konflikty stron kwestią jest możliwość kontroli pracownika w miejscu, z którego wykonuje on pracę zdalną – a więc w praktyce najczęściej prywatnego mieszkania czy domu. Strony mają określić jej zasady, a istotą kontroli ma być przede wszystkim BHP oraz ochrona danych osobowych. Kontrola ma nie naruszać prywatności pracownika czy jego domowników, więc w praktyce być ustalona i odbyć się w godzinach pracy pracownika.  

Negocjacja 

Zostawia to naturalnie pole do negocjacji i „próby sił” między pracodawcą i przykładowo organizacjami związkowymi. Jeśli są silne – mogą interpretować słowo typu “ekwiwalent” na zasadzie „płać pracownikowi za jego domowy internet”. Albo – skoro pracownicy stacjonarni mają owocowe czwartki, to owoce mają również dojechać do pracownika zdalnego, aby nie był w tym układzie względem nich pokrzywdzony.  

Z powyższych względów nie ma wątpliwości, że praca zdalna nadal pozostanie przede wszystkim kwestią zaufania między stronami. Wiele rzeczy dookreślanych będzie polubownie czy zwyczajowo. Jednocześnie proponowaną regulację tematu należy ocenić pozytywnie – zamiast nieprzystającej do realiów telepracy czy grożących “nagłym” zniknięciem przepisów pochodzących z ustaw covidowych wprowadza ona przejrzyste zasady do Kodeksu Pracy. W razie wątpliwości czy konfliktu stron będą one ostateczną metodą rozstrzygnięcia.