Nowe zasady e-doręczeń w postępowaniu administracyjnym

Nowe zasady e-doręczeń w postępowaniu administracyjnym

Muszę się przyznać, że na studiach nie przepadałem za prawem administracyjnym 😉 I raczej sam bym go nie poruszył na tym blogu – ale na szczęście zrobi to za mnie nie byle kto, bo Pan Doktor! Zapraszam do zobaczenia, jakie zmiany czekają zwykłego człowieka w starciu z urzędami.

Przywitaj na blogu radcę prawnego doktora Przemysława Zdyba – na co dzień piszącego na www.kpazdyb.pl. Przestaję już pisać, wtrącę się jeszcze za moment kursywą, ale „niekursywowy” tekst jest Przemka. A, i przypominam – wszystkie wpisy o e-doręczeniach znajdziesz tutaj.

Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 2320, dalej jako „u.d.e.”) wprowadza nowy model korespondencji z podmiotami publicznymi, do których zalicza się między innymi wszystkie organy administracji publicznej – czyli organy administracji rządowej (m.in. ministrów, wojewodów), jak i organy administracji samorządowej (wójta, burmistrza, prezydenta miasta, starostę, marszałka województwa itp.). Ustawa wprowadza nowe zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. Istota wprowadzonych zmian polega na tym, że to doręczenie elektroniczne stanie się podstawowym narzędziem komunikowania stronom i innym uczestnikom postępowaniach treści pism, postanowień czy decyzji administracyjnych. Ustawa ta zawiera nie tylko ogólne rozwiązania dotyczące e-doręczeń, ale wprowadza szereg zmian do przepisów k.p.c., k.p.k. czy k.p.a.

Przypominam – szerzej o zmianach wprowadzanych przez ustawę o doręczeniach elektronicznych przeczytasz tutaj i w pozostałych częściach linkowanego cyklu.

Jakie zmiany wprowadzono do procedury administracyjnej, uregulowanej w ustawie z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej jako „k.p.a.”)?

Według nowego brzmienia art. 14 § 1 k.p.a. sprawy administracyjne prowadzone i załatwiane będą na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Pisma utrwalone w postaci papierowej opatrywane będą standardowym własnoręcznym podpisem. Z kolei pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatrywane będą kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.

Pisma kierowane do organów administracji publicznej będą mogły być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 14 § 1d k.p.a.).

O sposobie doręczania pism decydować będzie to, kto jest adresatem, a kto odbiorcą korespondencji.

Omówienie e-doręczeń należy zacząć od tego, że strona postępowania działająca samodzielnie nie będzie miała obowiązku korzystania z e-doręczeń. Nadal będzie to dobrowolny sposób doręczania pism, który nie eliminuje możliwości korzystania z usług tradycyjnej poczty.

Najpierw przedstawmy tryb e-doręczeń, gdy to organ jest nadawcą pisma skierowanego do strony.

Od 1 lipca 2021 r. zasadą będzie doręczanie pism na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie (technicznie – wręczenie pisma) następuje w siedzibie organu (art. 39 § 1 k.p.a.).

Doręczenie elektroniczne polegać będzie na doręczeniu pisma na:

  1. adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 u.d.e., a w przypadku pełnomocnika – na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu, albo
  2. adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie, jeżeli adres do doręczeń elektronicznych strony lub innego uczestnika postępowania nie został wpisany do bazy adresów elektronicznych.

W przypadku braku możliwości doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych (lub w siedzibie organu) będzie możliwe doręczenie pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (art. 2 pkt 7 u.d.e.). Ten sposób polegać będzie na tym, że organ będzie wysyłał pismo w formie elektronicznej za pośrednictwem operatora pocztowego wyznaczonego (aktualnie Poczty Polskiej S.A.), a operator przekształci dokument elektroniczny nadany przez organ z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata już w postaci papierowej. W tym przypadku wystarczające będzie doręczenie wydrukowanego pisma podpisanego wcześniej elektronicznie (art. 393 k.p.a.).

Ustawa o doręczeniach elektronicznych w art. 6 przewiduje jednak wyjątki, kiedy nie stosuje się przepisów o adresie do doręczeń elektronicznych oraz o wykorzystaniu publicznej usługi hybrydowej. Należą do nich następujące sytuacje:

  1. podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej;
  2. korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na:

– brak możliwości sporządzenia i przekazania dokumentu w postaci elektronicznej wynikający z przepisów odrębnych,

– brak możliwości wykorzystania publicznej usługi hybrydowej wynikający z przepisów odrębnych,

– konieczność doręczenia niepodlegającego przekształceniu dokumentu utrwalonego w postaci innej niż elektroniczna lub rzeczy,

– ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny,

– ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny;

– przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publiczna usługa hybrydowa, w szczególności przy pomocy swoich pracowników, a nadawca w konkretnych okolicznościach uzna inny sposób doręczenia za bardziej efektywny.

Istnienie przesłanek wymienionych w punkcie 2 ocenia nadawca, czyli organ administracji wysyłający pismo. To oznacza pozostawienie organom sporego pola do interpretacji dla uzasadnienia rezygnacji z dokonania e-doręczenia.

Gdy powyższe sposoby nie będą mogły znaleźć zastosowania, wówczas organ będzie doręczał pismo przesyłką rejestrowaną (za pokwitowaniem) albo przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy, a zatem z wykorzystaniem dotychczasowych dobrze znanych metod.

Inaczej wyglądać będzie tryb e-doręczeń, gdy organ jako nadawca wysyła pismo do strony reprezentowanej przez adwokata lub radcę prawnego

Otóż adwokaci i radcowie prawni będą mieli obowiązek od 1 października 2021 r. posiadać adres do doręczeń elektronicznych (art. 9 ust. 1 u.d.e.). Zestawiając ten obowiązek z przytoczonymi przepisami k.p.a. przyjąć należy, że organy będą miały obowiązek wysyłać pisma w postaci elektronicznej do pełnomocnika, który będzie musiał odbierać je z wykorzystaniem tego adresu elektronicznego. Jednakże już w drugą stronę taki sposób komunikowania się z organem nie będzie obowiązkowy i tak jak każdy obywatel, również pełnomocnik będzie mógł wybrać, czy wysłać pismo do organu w zwykłej postaci papierowej czy w formie elektronicznej.

Nowe zasady doręczeń wprowadzają również dla organów upoważnienie do jednostronnej rezygnacji z e-doręczeń, co w pewnych sytuacjach może być sporym zaskoczeniem dla strony. Kiedy może to mieć miejsce?

Otóż, zgodnie z art. 39 §  4 k.p.a. w przypadku doręczenia decyzji, której organ administracji publicznej nadał rygor natychmiastowej wykonalności, albo decyzji, która podlega natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy, w sprawach osobowych funkcjonariuszy oraz żołnierzy zawodowych albo jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny, organ administracji publicznej może doręczyć decyzję w sposób określony w art. 39 § 3 k.p.a., tj. poprzez wysłanie przesyłki rejestrowanej („listu poleconego”) albo przez swoich pracowników lub inne upoważnione osoby lub organy. Czyli to od uznania organu zależeć będzie, czy w danej sprawie zachodzą ww. przesłanki. Co więcej, organ nie ma nawet obowiązku wcześniejszego informowania stron postępowania o tej zmianie.

Wyobraźmy sobie teraz następującą sytuację: mając świadomość posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wyjeżdżamy, czy to w celach biznesowych, czy prywatnych poza miejsce zamieszkania bez obaw na dowolny czas, bo w każdym miejscu możemy przecież odebrać pismo doręczane w formie elektronicznej – oczywiście pod warunkiem dostępu do Internetu.

Jednak wystarczy, że organ przyjmie, iż np. ważny interes publiczny, w szczególności bezpieczeństwo państwa, obronność lub porządek publiczny tego wymagają i z doręczenia elektronicznego nie skorzysta. Wówczas bez naszej wiedzy organ może w oparciu o art. 39 § 4 k.p.a. doręczyć stronie pismo wysyłając za pośrednictwem operatora pocztowego tradycyjną przesyłkę rejestrowaną (doręczaną za pokwitowaniem) lub doręczyć za pośrednictwem swoich pracowników pod zwykły adres do doręczeń. W przypadku braku adresata w domu lub w siedzibie zastosowanie znajdzie art. 44 k.p.a. czyli dobrze znane wszystkim podwójne awizowanie, a po upływie 14 dni od daty próby doręczenia nastąpi przyjęcie tzw. fikcji doręczenia.

A skąd organ będzie znał adres zamieszkania, skoro strona jako adres do doręczeń wskazała swój adres elektroniczny?

By organy mogły korzystać z zastępczych form doręczania – zarówno w przypadkach gdy strona świadomie wybiera formę elektroniczną, jak i wtedy gdy wnosi pismo w postaci ustnej lub pisemnej, wymogiem formalnym podania, zgodnie z art. 63 § 2 k.p.a., będzie podanie adresu wnioskodawcy. Oznacza to, że w podaniu zawsze mamy obowiązek podać „stacjonarny” adres do doręczeń, nawet jeśli wnioskodawca wnosił podanie w postaci elektronicznej i wybrał elektroniczny sposób komunikowania się z organem.

Daty doręczenia pism w postępowaniu administracyjnym

Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, ustalając dzień doręczenia pisma, wprost odsyłają w art. 394 k.p.a. do art. 42 u.d.e. Oznacza to, że skutek doręczenia nastąpi w wyniku każdego działania adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, w wyniku którego adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu.

Natomiast zgodnie z art. 57 § 5 pkt 1 k.p.a. termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo w postaci elektronicznej zostanie wysłane na adres do doręczeń elektronicznych organu administracji publicznej, a nadawca otrzyma dowód otrzymania, o którym mowa w art. 41 u.d.e.

Podsumowując, wprowadzenie systemu e-doręczeń powinno usprawnić i przyspieszyć przebieg postępowania administracyjnego, jak również pracę profesjonalnych pełnomocników. Pamiętać jednak należy i o istniejących wyjątkach, kiedy organ może zdecydować o doręczeniu w tradycyjny sposób, nawet gdy strona wybrała jako metodę komunikacji z organami e-doręczenia.

Autor: radca prawny dr Przemysław Zdyb

www.kpazdyb.pl

e-mail: p.zdyb@kpazdyb.pl