Ten wpis ma dwa cele – po pierwsze w szumie informacji o KSeF powiedzieć Ci, co warto zrobić w tej chwili i jak. A po drugie – obok szumu pokazać Ci w tym kontekście rzeczy, o jakich wspomina się mniej.
Zacznijmy może od krótkich podstaw – jak masz małą firmę, to od kwietnia obowiązkowo wystawiasz faktury online w systemie od władz i to on właśnie zwie się KSeF. Nie licz na wyjątki albo unikanie kar, bo na ten moment ewentualnie są do końca roku.
Co więcej – duzi muszą wystawiać faktury już od lutego, a Ty je przyjmować. I tu zaczyna się zabawa, bo przyjmowanie w KSeF-ie wymaga konta. Nie dostajesz faktur od dużych? Na pewno? A tankujesz na Orlenie, płacisz za hosting albo CRM? No właśnie.
Jak założyć konto w KSeF?
No to kroki:
- Wejdź tutaj i wpisz dane:
- Pewnie chcesz to zrobić profilem zaufanym, to go wybierz:
- (teraz zaloguj się do profilu zaufanego, pewnie umiesz – jak nie to opisuję kroki tutaj)
- Jak już poklikasz i podpiszesz w profilu, to zobaczysz:
- I nie wiem, kiedy się za to zabierasz, ale w moim przypadku praktycznie od razu była też autoryzacja:
- Już jesteś w domu. Możesz na przykład na liście faktur zobaczyć te zakupowe, póki żadnej nie wystawisz.
Jeśli będziesz wystawiać faktury w systemie KSeF osobiście i bez dawania do niego dostępu na przykład pracownikowi czy księgowości, tutaj Twoja rola się na razie kończy.
Jeśli jednak chcesz zintegrować KSeF ze swoim dotychczasowym programem do wystawiania faktur – pewnie będzie trzeba pokręcić się po zakładce „Tokeny” albo „Certyfikaty” zgodnie z ich instrukcją. A jeśli chcesz, by ktoś prócz Ciebie mógł do KSeFu zaglądać – tę możliwość masz w zakładce „Uprawnienia”.
O czym nie słychać w KSeF
To znaczy nie chcę być niesprawiedliwy i pewnie gdzieś tam głęboko w opracowaniach to znajdziesz – ale ja chcę dać Ci to w kilku punktach. To rzeczy, które trochę zmieniają nasze myślenie o „procedurze” w fakturowaniu, wrzucaniu w koszty itp.
- Archiwizowanie będzie łatwiejsze, bo system trzyma przez 10 lat – a Ty nie musisz mieć „oryginałów” kopii na wypadek pytań z urzędu – przecież nimi dysponuje, bo oryginał to ten w KSeF.
- Jak wszystkie faktury będą wyglądały tak samo z tymi samymi polami w tych samych miejscach i jednolitą numeracją, to wszystkim będzie prościej.
- Pewnie skończy się wystawianie faktur na zasadzie „a wrzuć mi to jeszcze w poprzedni miesiąc”.
- W sumie pewnie skończymy z fakturami pro forma – a na pewno nie wystawimy ich w KSeF. Poza systemem się da, nawet czasem to dobry pomysł.
- I z duplikatami – po co duplikat, skoro zakładamy otrzymanie przez drugą stronę praktycznie w momencie wystawienia w systemie?
- Pracownik firmy biorący coś na fakturę – nocleg w hotelu, segregator w papierniczym – w zasadzie może jej nawet nie zobaczyć, bo przejdzie nad jego głową między hotelem/papierniczym i jego pracodawcą.
- Ewentualnie w jednym z dobrowolnych pól faktury może opisać, że to powiązany z nim wydatek – a właściwie poprosić o to wystawcę.
- Jeśli fakturujesz do 10 tys. miesięcznie brutto, to możesz wystawiać w dotychczasowy sposób, ale z automatu jak to przekroczysz – już „wskakujesz” w KSeF.
- Za to od stycznia trzeba będzie podawać „ksefowy” numer faktury w tytule przelewu – nazywa się to KSeF ID.
- Jak wystawiasz na kogoś bez KSeF – w praktyce zwłaszcza „nie-przedsiębiorcę” lub firmę z zagranicy – to radzisz sobie bardziej po staremu, bo przecież on jej w systemie nie zobaczy. Ale możliwe, że z czasem będzie integracja naszego i „zagranicznych ksefów”.
Przydatne nagrania
Za Tobą już kilka rzeczy, o których może bez tego wpisu nie było okazji pomyśleć. I kroki, dzięki którym konto ogarnięte. Jeśli masz jeszcze siłę, ochotę – i godzinę czasu! – to możesz odsłuchać jeszcze te dwa nagrania. Omawiam tam też kary, co zrobić w przypadku awarii i tym podobne. Powodzenia z KSeF-em!
