E-doręczenia – o co chodzi? Część 3 – Kiedy zostaną uruchomione doręczenia elektroniczne

E-doręczenia – o co chodzi? Część 3 – Kiedy zostaną uruchomione doręczenia elektroniczne

No właśnie. Do startu tematu e-doręczeń coraz bliżej, a o temcie mówi się za mało. Potem jak przy RODO będę trąbił, że „a mówiłem o tym dawno” 😉 W każdym razie – dziś trochę więcej o datach.

Jeśli nie zwróciłeś uwagi na trójkę w tytule – ten wpis jest kolejną częścią serii o tej nazwie. Wszystkie pisze u mnie gościnnie Grzegorz Lemka z pocztaprawnicza.pl, ale dotyczą nie tylko mojej branży. Pomówmy zatem o datach, kolejne akapity są Grzegorza.

Drodzy czytelnicy,

Wygląda na to, że akcja wokół doręczeń elektronicznych jest tak zmienna jak w dobrym kryminale.

Kiedy 29 marca 2021 publikowałem pierwszy wpis dotyczący doręczeń elektronicznych zegar leniwie odliczał czas do zaplanowanego na 1 lipca wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych [Dz.U. 2020.2302], a w Sejmie toczyły się prace na tzw. ustawą druk 899.

Stan na dzisiaj, to jest 27 czerwca 2021, jest taki, że projekt aktu prawnego oznaczony jako druk 899 został uchwalony i opublikowany jako Dz.U. 2021.1090, natomiast debiut ustawy o doręczeniach elektronicznych został odroczony. 

W tej sytuacji, zmiany legislacyjne sprawiają, że konieczne jest wprowadzenie stosownych korekt aktualizacyjnych we wpisie opublikowanym  29 marca 2021.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych – Dz.U. 2020.2320

W dniu 14 czerwca wpłynął do Sejmu projekt zmian w ustawie, a już 15 czerwca projekt został przyjęty i zmiany zostały uchwalone. 

Podstawowe zmiany dotyczą daty wejścia w życie ustawy oraz zmiany dat od których wybrane grupy podmiotów będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych. I tak:

·        Data wejścia w życie ustawy zostaje przesunięta z 1 lipca na 5 października 2021 r.

·        Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe są obowiązane stosować przepisy od 5 lipca 2022 r.

·        Adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi wykonujący zawód oraz podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od 5 lipca 2022

 Wprowadzono tylko jeden nowy przepis merytoryczny zobowiązujący operatora wyznaczonego (Pocztę Polską) do przedłożenia Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej, do dnia 5 sierpnia 2021,  projektu cennika oraz regulamin świadczenia usług.

Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw [dawniej druk 899] –  Dz.U. 2021.1090

Ustawa został uchwalana 28 maja 2021 r. i opublikowana 18 czerwca 2021. Biorąc pod uwagę 14-dniowe vacatio legis ustawa wejdzie w życie 3 lipca 2021. Ustawa nie zawiera przepisów samodzielnych, a znajdują się w niej tylko przepisy wprowadzające zmiany w 9 innych ustawach m.in. w tzw. ustawie covidowej.

Zmiany wprowadzone do ustawy kowidowej pozwalają na okresową modyfikację organizacji pracy sądów i trybunałów. Jeden z wprowadzonych przepisów daje sądom prawo do wykorzystywania Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych [PISP] jako kanału komunikacyjnego za pośrednictwem którego będą doręczane pisma sądowe.  

Wydaje się, że wykorzystywanie PISP do doręczania pism sądowych może mieć istotny wpływ na praktykę działania pełnomocników zawodowych i dlatego w najbliższych dniach przygotuję oddzielny wpis dotyczący doręczanie poprzez PISP.

(poniżej tekst oryginalny z marca)

Przy większości ustaw, zagadnienie wejścia w życie ustawy, sprowadza się do ustalenia, czy zastosowano vacatio legis oraz, jeśli tak, to czy ustawa wchodzi w życie w całości jednocześnie, czy też poszczególne jej fragmenty zaczynają obowiązywać w różnych dniach.  

W przypadku ustawy o doręczeniach elektronicznych, obok przepisów dotyczących wejścia w życie, pojawia się art. 155, który odracza obowiązek stosowania ustawy, przy czym odroczenie ma charakter zarówno podmiotowy jak i przedmiotowy. Odroczenie podmiotowe dotyczy ośmiu grup podmiotów, przy czym dla każdej z tych grup wskazywana jest inna data, z upływem której dana grupa ma obowiązek stosowania ustawy. Przedmiotowo odroczenie dotyczy stosowania ustawy w zakresie elektronicznego i hybrydowego doręczania korespondencji.   

Poniżej znajduje się zestawienie prezentujące daty wejścia w życie ustawy oraz daty obowiązkowego stosowania ustawy przez poszczególne grupy podmiotów. 

Wejście w życie 

Wejście w życie ustawy rozłożone jest na wiele dat, przy czym podstawową datą wejścia w życie jest 1 lipca 2021. A oto inne daty wejścia w życie: 

Z dniem ogłoszenia  – Zmiany w ustawach dot. Rady Ministrów, finansach publicznych, tarczy COVID, funduszów celowych  

14 dni od dnia ogłoszenia – Zmiany ustawach PPSA, Prawa do emisji, Infrastruktura usług zaufania,  

Po 30 dniach – Przepisy dot. operatora wyznaczonego  

21.10.2021 – Obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń przez podmioty wpisane do KRS oraz członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych  

01.01.2022 – Zmiany w prawie pocztowym  

01.01.2022 – Zmiany w KPC  

01.01.2026 – Obowiązek posiadania skrzynki dla podmiotów wpisanych do CEIDG  

Stosowania przepisów ustawy – art.155  

Poniżej znajduje się zestawienie dat, od których poszczególne grupy podmiotów będą zobowiązane stosować ustawę w zakresie elektronicznego i hybrydowego doręczania korespondencji. 

Organy administracji rządowej – 01.10.2021

Zakład Ubezpieczeń Społecznych – 01.10.2022

Narodowy Fundusz Zdrowia – 01.10.2022

Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne – 01.10.2023

Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki – 01.01.2024/01.10.2029

Podmioty publiczne inne niż wymienione w ust. 1–7 – 01.10.2025

Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna – 01.10.2029

Co w praktyce oznacza dla prawników uchwalenie ustawa o elektronicznych doręczeniach?  

Od października 2021 roku, wszystkim wykonującym zawód członkom korporacji prawniczych zostaną założone skrzynki do elektronicznych doręczeń, czyli narzędzie do elektronicznego wysyłania i odbierania korespondencji formalnej. Jak będzie wyglądało to wysyłanie i odbieranie korespondencji? 

Problem wstępny- Dualizm platform doręczeniowych 

Od wielu lat działa platforma doręczeniowa ePUAP utworzona na podstawie ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne. Skrzynki ePUAP będą, do roku 2029 prowadzone równolegle ze skrzynkami do elektronicznych doręczeń prowadzonymi przez Pocztę Polską na platformie utworzonej na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych.  

W przepisach nie znajdują się bezpośrednie zapisy nakazujące utworzenie połączenia pomiędzy platformami doręczeniowymi. Co prawda w art. 13 ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne znajduje się zapis ogólnie wskazujący potrzebę tzw. interoperacyjności systemów, ale w praktyce postulat interoperacyjności był powszechnie ignorowany przez publiczne systemy informatyczne.  

Elektroniczne składanie przez prawników pism do podmiotów publicznych  

  • 21 października 2021 na platformie Poczty Polskiej zostaną utworzone skrzynki do elektronicznych doręczeń dla prawników.  Niestety nie ma gwarancji, że równolegle na platformie Poczty Polskiej pojawią się również skrzynki podmiotów publicznych.  
  • Rzecz w tym, że w ustawie o doręczeniach elektronicznych przyjęto, iż skrzynki dla podmiotów publicznych zakładane są na wniosek tych podmiotów (art. 12). Przy braku przymusu podmiot publiczny może zwlekać ze złożeniem wniosku. W konsekwencji, w myśl art. 155, podmiot publiczny będzie zobligowany otworzyć skrzynkę dopiero wówczas, kiedy sam będzie musiał wypełnić obowiązek elektronicznego doręczania pism.  Jak wynika z powyższego zestawienia, elektroniczne doręczanie pism, na przykład przez sądy będzie dla nich obligatoryjne dopiero od 2029 roku.  
  • Przez kilka lat nadal będzie działał ePUAP. Zgodnie z ustawą o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne każdy podmiot publiczny był zobowiązany do posiadania skrzynki ePUAP. Ustawa o doręczeniach elektronicznych znosi obowiązek posiadania skrzynki ePUAP (art. 105 ust 2). 
  • Oznacza to, że podmiot publiczny może zamknąć swoją skrzynkę na ePUAP jednocześnie nie otwierając skrzynki do elektronicznych doręczeń na platformie Poczty Polskiej. 

Niektórzy powiedzą, że obowiązują przepisy proceduralne, które pośrednio wskazują na obowiązek posiadania skrzynki do wnoszenia pism elektronicznych. Mam na myśli przepisy KPA, KPC i Ordynacji podatkowej, które (odpowiednio w art.63, art.125 i art.3a) zobowiązującą organ do elektronicznej odpowiedzi na pismo petenta. Zobowiązanie organu do elektronicznego doręczania pism petentowi powstaje:  

  • Na wyraźne życzenie petenta/strony, aby korespondencję przesyłać elektronicznie. 
  • Domyślnie, jeżeli pismo petenta zostało elektroniczne wniesione. Wówczas pismo organu adresowane do petenta musi być również doręczone elektronicznie. 

Wnioskując Acontrario, skoro prawo przewiduje sytuację, w której petent wnosi elektronicznie pismo procesowe, to tym samym organ powinien umożliwić elektroniczne wnoszenie pism poprzez udostępnienie skrzynki do elektronicznych doręczeń.  

Niestety praktyka pokazuje, że podmioty publiczne mogą ignorować takie obowiązki, które nie są wprost zapisane w ustawie. Dla przykładu, w roku 2008 do KPC wprowadzono przepis umożliwiający elektroniczne wnoszenie pism procesowych [art.125]. Przepis pozostaje martwy, ponieważ Minister Sprawiedliwości, jako organ odpowiedzialny za działanie sądów powszechnych, do dzisiaj nie uruchomił elektronicznej skrzynki do wnoszenia pism procesowych.   

Praktyka ta może rozszerzyć się na administrację samorządową. Urzędy, które nie są przygotowane do elektronicznego procedowania pism mogą wykorzystać zniesienie obowiązku posiadania skrzynki ePUAP i doprowadzić do jej wygaszenia przy jednoczesnym zaniechaniu uruchomienia skrzynki do elektronicznych doręczeń na platformie Poczty Polskiej.  

Podsumowanie 

  • Prawnikom zostaną założone skrzynki do elektronicznych doręczeń na platformie Poczty Polskiej. 
  • Podmioty publiczne będą mogły utrzymywać skrzynki na platformie ePUAP do 2029 roku, ale nie mają takiego obowiązku.  
  • Podmioty publiczne będą mogły zakładać skrzynki do elektronicznych doręczeń na platformie Poczty Polskiej, ale wiele z nich (administracja samorządowa i sądy) jeszcze przez lata nie będą miały takiego obowiązku.  
  • Ustawa nie zobligowała Poczty Polskiej do połączenia swojej platformy z platformą ePUAP.  
  • Zmiana przepisów doprowadziła do sytuacji, w której administracja samorządowa i sądy nie muszą udostępniać jakiejkolwiek skrzynki doręczeniowej (administracja do roku 2024, sądy do roku 2029). 

Bez zaangażowania prawników w promowanie doręczeń elektronicznych jako prawnie skutecznej formy wymiany pism procesowych, elektroniczna komunikacja z sądami nie pojawi się jeszcze przez wiele lat. Dlatego już dzisiaj nie czekając na utworzenie skrzynek do elektronicznych doręczeń przez Pocztę Polską, prawnicy mogą korzystać z rejestrowanych doręczeń elektronicznych między pełnomocnikami procesowymi za pośrednictwem pocztaprawnicza.pl. Korzystanie z elektronicznych doręczeń nie tylko ułatwi wymianę pism procesowych, ale będzie dowodem na to, że prawnicy chcą takiej formy doręczeń i pomoże szybciej uruchomić e-doręczenia do sądów. 

Bardzo bym chciał, żeby to właśnie od prawników wyszło, że tego typu doręczenia są pożyteczne dla wszystkich stron. Wierzę, że to trochę taka nasza zawodowa misja edukacyjna.

Jeśli tak jak mnie Ciebie też zainteresował ten temat, to przypomnę korzyści inne niż po prostu wykonanie obowiązku – zaufanie, szyfrowanie, podpisywanie dowolnej wielkości i formatu załączników bezpośrednio w aplikacji i od razu przyporządkowywanie do spraw. Zapowiada się ciekawie.

Do zobaczenia w kolejnej części wpisów! Tym razem omówimy e-doręczenia po prostu od strony „jak to uruchomić”.