RODO jak rodeo 32 – rzeczywisty beneficjent fikcyjnej ochrony danych

RODO jak rodeo 32 – rzeczywisty beneficjent fikcyjnej ochrony danych

O tak zwanym CeRBeRze jako nowym obowiązku spółek mówi się zdecydowanie zbyt mało – tylko czekam na paniczne ruchy firm w kwietniu mające domknąć ten temat. A nawet, jeśli się mówi – to na pewno nie od strony RODO i danych osobowych. Czas to nadrobić.

Dlatego na blogu znów wypowie się Adam Ratajczak z bloga restruktor.pl – miałeś już okazję widzieć wpisy powiązane z Adamem w kontekście Prostej Spółki Akcyjnej czy poleconej mi przez niego książki. Zapraszam!

Rejestry, rejestry, wszędzie rejestry.

Dokładnie w dniu wyborów parlamentarnych, 13 października 2019 r. został uruchomiony nowy rejestr, do którego będą wpisywane spółki oraz powiązane z nimi osoby. Jest nim Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) znany też jako CeRBeR, który pożera dane osobowe.

W dzisiejszym wpisie pochylę się szerzej nad problemem udostępniania danych osobowych przez rejestry publiczne.

Z dzisiejszego wpisu dowiesz się:

  1. Jak zwiększa się ilość dostępnych publicznie danych osobowych?
  2. Czy jesteś podejrzany o terroryzm i pranie pieniędzy?
  3. Kim jest beneficjent rzeczywisty i czy nim jesteś?

Ochrona jawnych danych

Z jednej strony prawo przykłada coraz większą rolę do ochrony danych osobowych. RODO narzuciło w tym zakresie jednolite, wysokie standardy w całej Unii Europejskiej.

Z drugiej strony oczekuje się od nas (głównie od przedsiębiorców) coraz większej transparentności i jawności. W celu zapewnienia bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, w celu walki z nieuczciwymi praktykami rynkowymi, z unikaniem podatków i w ochronie przed terrorystami. Każdy powód jest dobry, żeby stworzyć kolejny rejestr, ewidencję czy listę, na której zostaną ujawnione kolejne dane, w tym dane osobowe, finansowe i organizacyjne.

Rejestry, rejstery…

Rejestry

Jeśli prowadzisz firmę w formie spółki, to zapewne wiesz, że spółka wpisana jest do Krajowego Rejestru Sądowego. Dane wpisane do rejestru mają charakter jawny. Szacuje się, że w samym tylko Krajowym Rejestrze Sądowym ujawnione są numery PESEL ponad miliona osób. Jeśli kiedykolwiek pełniłeś jakąś funkcję w spółce np. członka zarządu, czy prokurenta, byłeś wspólnikiem spółki osobowej lub miałeś co najmniej 10% udziałów w spółce z o.o., to na pewno twój numer PESEL też jest publicznie dostępny.

Jednocześnie wraz z postępującą elektronizacją, coraz więcej dokumentów jest dostępnych za pośrednictwem internetu. Dokumenty, które do tej pory były co prawda jawne, ale dostępne wyłącznie w siedzibie sądu, teraz są lub niedługo będą dostępne przez internet. Już teraz można przeglądać przez internet sprawozdania finansowe oraz uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników związane z jego zatwierdzeniem. Od marca przyszłego roku będą również upubliczniane inne dokumenty składane elektronicznie do sądu rejestrowego stanowiące podstawę wpisu do rejestru, w tym m.in. akty notarialne z umowami spółek.

Niedawno uruchomiona biała lista podatników VAT dokłada do tych danych jeszcze numery rachunków bankowych wszystkich przedsiębiorców.

Nowy rejestr

I tu pojawia się pytanie: Czy naprawdę potrzebujemy jeszcze jeden rejestr dla spółek?

Okazuje się, że tak. A jeśli się z tym nie zgadzasz to pewnie dlatego, że jesteś zwykłym terrorystą lub praczem pieniędzy.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych został bowiem wprowadzony ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która realizuje tym samym obowiązek nałożony na Polskę dyrektywą UE.

Ustawa ta nakłada na tzw. instytucje obowiązane obowiązek weryfikacji swoich klientów pod kątem m.in. beneficjentów rzeczywistych. Nowy rejestr ma im ułatwić to zadanie. Instytucjami obowiązanymi jest dość szerokie grono podmiotów, od banków i instytucji finansowych zaczynając, poprzez biura rachunkowe, prawników, doradców podatkowych, a kończąc na operatorach pocztowych i każdym przedsiębiorcy dokonującym transakcji gotówkowej na kwotę powyżej 10.000 euro.

Wpisowi do CRBR podlegają wszystkie spółki wpisane już do KRS z wyjątkiem spółek partnerskich oraz publicznych spółek akcyjnych. Jeśli chodzi o zakres danych, wiele informacji również się powtórzy z tymi widniejącymi już w KRS. Mowa tu m.in. o adresie spółki oraz numerach rejestrowych NIP i KRS. Ponownie będzie trzeba wpisać również reprezentantów spółki, czyli np. członków zarządu. Może jedyna różnica jest taka, że w CRBR można to zrobić w 3 minuty, a w KRS czasem trwa to 3 miesiące.

Nowa natomiast będzie informacja o beneficjentach rzeczywistych. Informacje te nie będą niczym odkrywczym dla spółek z prostą strukturą udziałową. Tu też większość informacji powtórzy się z tym, co i tak już znamy z KRS. Inaczej jednak będzie w przypadku spółek ze złożoną strukturą udziałową oraz w spółkach z kapitałem zagranicznym.

Z CRBR dowiemy się np. czy udziały danej osoby są w jakiś sposób uprzywilejowane. Jest to dość istotna informacja wskazująca, kto tak naprawdę kontroluje daną spółkę. Może być przecież tak, że osoba, która ma np. tylko 30% udziałów w spółce, z uwagi na uprzywilejowanie posiada większość głosów na zgromadzeniu wspólników. W przypadku podmiotów z bardziej złożoną strukturą udziałową poznamy natomiast tzw. pośrednich beneficjentów rzeczywistych i to nawet jeśli droga do danej osoby prowadzi poprzez spółki zagraniczne.

Istotne nowe dane pojawią się w przypadku obcokrajowców wpisanych do rejestru. Poznamy obywatelstwo i państwo stałego zamieszkania reprezentantów spółki oraz beneficjentów rzeczywistych. W przypadku osób nieposiadających numeru PESEL pojawi się natomiast data urodzenia. To dość duża zmiana w stosunku do danych ujawnianych w KRS. W przypadku osób nieposiadających numeru PESEL nie są tam zamieszczane żadne dodatkowe informacje takie jak data urodzenia, czy obywatelstwo.

Kim jest beneficjent rzeczywisty?

Przede wszystkim beneficjentem rzeczywistym zawsze jest osoba fizyczna. Nigdy nie będzie nim spółka ani inny podmiot. Jest to osoba, która bezpośrednio lub pośrednio sprawuje kontrolę nad spółką. Jeśli więc Pan Jan Kowalski posiada spółkę w egzotycznym kraju, która to spółka jest właścicielem spółki zarejestrowanej w Polsce, to teraz będzie musiał się ujawnić.

W przypadku spółki z o.o. bezpośrednim beneficjentem rzeczywistym jest osoba posiadająca ponad 25% udziałów lub głosów na zgromadzeniu wspólników.

Pośrednim beneficjentem rzeczywistym jest natomiast osoba sprawująca kontrolę nad podmiotami, które posiadają łącznie ponad 25% udziałów lub głosów na zgromadzeniu wspólników (a zatem jest w nich beneficjentem rzeczywistym).

Znalezienie beneficjenta nie zawsze będzie łatwe i oczywiste – zwłaszcza przy bardziej złożonych strukturach własnościowych.

Więcej na ten temat pisałem na swoim blogu (link na końcu).

Ochrona danych

Przy bardziej złożonych strukturach własnościowych regulacje dotyczące ustalania beneficjentów rzeczywistych nie są do końca jasne. Co najmniej jeden beneficjent rzeczywisty w każdej spółce musi się jednak znaleźć. W ostateczności może być nim uznana nawet “osoba zajmująca wyższe stanowisko kierownicze”, czyli np. członek zarządu.

Z drugiej strony zarówno instytucje obowiązane przy zawieraniu stosunków gospodarczych z klientem, jak i osoby reprezentujące spółkę w przypadku obowiązku wpisu do CRBR mają obowiązek badania struktury własnościowej i ustalania danych beneficjentów rzeczywistych.

Osoby, których dane są przetwarzane, nie muszą być o tym informowane.

Ujawnianie danych osobowych zawsze budzi wątpliwości. W przypadku CRBR wątpliwości budzi również rzeczywisty cel utworzenia rejestru, tym bardziej że rejestr prowadzony jest przez Ministerstwo Finansów, a nie jak ma to miejsce w przypadku KRS Ministerstwo Sprawiedliwości. Jako przykład można podać rejestr w Wielkiej Brytanii, gdzie informacje o beneficjentach rzeczywistych (persons with significant control) są zawarte bezpośrednio w rejestrze spółek.

Spółki założone przed uruchomieniem rejestru mają czas do 13 kwietnia 2020 r. na dokonanie wpisu do CRBR. Nowo zarejestrowane spółki mają na to 7 dni roboczych od daty wpisu do KRS. Potencjalna kara z a niedopełnienie tego obowiązku oczywiście jest przewidziana i wynosi do miliona złotych.

Na blogu Adama Ratajczaka możesz poczytać więcej na temat Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych oraz instrukcję składania wniosku do CRBR.

Dzięki, że mnie odwiedziłeś 🙂

Jakiej muzyki można użyć w filmie i reklamie

Zmiana Kodeksu Postępowania Cywilnego – siedem ciekawych fragmentów

Poznaj mnie

KONTAKT